28.10.2024

Automatisierte Deaktivierung von Materialien: SAP-Statusänderungen für den Materialauslauf

Während des Lebenszyklus eines Materials im SAP durchläuft es verschiedene Materialstatus, die entsprechend gesetzt werden müssen. Die folgenden Use Cases aus einem Kundenprojekt verdeutlichen, wie Materialien durch SAP-Statusänderungen und Automatisierung im Data Master effizient verwaltet und im Bedarfsfall deaktiviert werden können.

Ausgangssituation

In diesem Fall gibt es drei zentrale Status für Materialien:

01: Freigegeben für die Fertigung

02: Im Auslauf: Keine weitere Fertigung, Restbestand vorhanden

03: Material ist deaktiviert: D.h., es wird nicht mehr verkauft und nicht produziert

Verwaltung von veralteten Fertigteilen im Data Master

Im ersten Use Case wurde entschieden, dass bestimmte Fertigteile deaktiviert werden sollen, da sie nicht mehr aktiv im Verkauf oder in der Produktion verwendet werden sollen. Ziel ist es, eine Liste dieser Materialien im Data Master zu verwalten und die nötigen Schritte zur Statusanpassung durchzuführen.

Schritte zur Statusänderung in SAP

Um den Prozess der Deaktivierung effektiv zu gestalten, sind im ersten Use Case folgende Schritte geplant:

Internen Vermerk pflegen: Jedes Material, das deaktiviert wird, erhält einen internen Vermerk.
Dokument anfügen: Ein Dokument, das diesen Statuswechsel erklärt, wird dem Artikel angehängt.
Materialstatus setzen: Der Status wird von 01 auf 02 gesetzt, wodurch sich das Material „im Auslauf“ befindet.
Disposition anpassen: Das Material wird auf „Nicht disponierbar“ gesetzt.
Prüfung auf Verwendung in Stücklisten: Für Halbfabrikate innerhalb der Stücklisten wird geprüft, ob sie noch in anderen Stücklisten vorkommen. Falls nicht, wird diese Materialnummer vermerkt und eine Information an den zuständigen Empfängerkreis gesendet. Damit können weitere Überprüfungen durchgeführt und die, in der für die Fertigung genutzten Halbfabrikate, für eine Inaktivierung vorbereitet werden.
Prüfung auf Packmittel: Abschließend erfolgt eine Prüfung auf Packmittel und andere Komponenten, die ebenfalls inaktiv gesetzt werden können.

Automatisierte Prüfung der Rohstoffe

Der zweite Use Case umfasst die Prüfung von Halbfabrikaten und deren Rohstoffen auf weitere Verwendungen. Hierzu wird der Data Master genutzt, um den internen Zyklus der Materialauslaufplanung effizienter zu gestalten:

Auslesen der Materialien: Halbfabrikate werden erfasst, und es wird geprüft, ob ihre Rohstoffe noch in anderen Stücklisten verwendet werden.
Statusanpassung für Rohstoffe: Wenn keine weitere Verwendung besteht, wird der Rohstoff auf 02 (im Auslauf) gesetzt.
Information an relevante Empfänger: Die betroffenen Empfänger werden per Infomail über den Statuswechsel informiert.

Finale Inaktivsetzung der Materialien

Im dritten Use Case werden Materialien, die sich bereits im Status „im Auslauf“ befinden, final inaktiv gesetzt.

Auslesen der Materialien: Materialien, die sich „im Auslauf“ befinden und keinen Bestand mehr haben, werden als Liste dargestellt.
Statusanpassung der Materialien: Da keine Bestände vorhanden sind, kann der Status auf 03 (Inaktiv) gesetzt werden. Dadurch können diese Materialien weder im Einkauf, der Fertigung und anderen Bereichen verwendet werden. Das Material gilt als vollständig deaktiviert.

Automatisierung und Zielsetzung

Das Ziel dieses Prozesses ist es, sämtliche Schritte, die bisher manuell von Mitarbeitenden durchgeführt wurden, zu automatisieren und zentral im Data Master abzuwickeln. Die Automatisierung bietet den Vorteil, dass der Status von Materialien schneller angepasst und das Fehler-Risiko minimiert werden kann. Jeder Statuswechsel wird durch einen internen Vermerk dokumentiert und per Infomail an die entsprechenden Stellen kommuniziert.

Fazit

Durch eine Automatisierung im Data Master und die gezielte Statusanpassung in SAP wird der Materialauslauf in diesem Unternehmen signifikant vereinfacht. Diese Prozesse sorgen nicht nur für eine optimierte Verwaltung, sondern auch für eine reibungslose Kommunikation innerhalb der Teams. Der Use Case zeigt, wie entscheidend eine effiziente und gut dokumentierte Materialverwaltung ist, um Produktionsabläufe zu optimieren und Lagerbestände im Blick zu behalten.